档案管理基础工作是实现高效有序的档案管理的关键所在，其中包括档案统计、归类、编号、排序、制定卷宗等。随着现代信息的大量增加，档案案卷种类增加，内容繁多，且部分档案时间跨度大，造成档案管理存在较大问题，下面是小编为大家整理的档案管理基础【五篇】,供大家参考。
档案管理基础范文第1篇
一、档案管理基础工作存在的问题制约了档案的现代化管理
档案管理基础工作是实现高效有序的档案管理的关键所在，其中包括档案统计、归类、编号、排序、制定卷宗等。随着现代信息的大量增加，档案案卷种类增加，内容繁多，且部分档案时间跨度大，造成档案管理存在较大问题，这也是制约档案现代化管理进程的重要的影响因素，对此主要分析有以下几点：
（一）编号不规范
部分档案没有明确标出编号分类，尤其是时间较开的卷宗，更是由于时间及规范更改等原因，造成档案号不规范，没有目录号，一卷多册等问题。
（二）标题不规范
标题是反映案卷的主要内容，标题概述有误，缺少必要的基本要示主，无法反应案卷内容，也是档案管理中的重要问题之一。
（三）缺少卷内目录
编册时没有按要求编写案卷目录，或编写的目录缺少信息，导致部分未被案卷标题涵盖的内容无法被检索到，降低了档案的利用率，造成的资源的浪费。
（四）页码标注不清
部分档案资料没有标注页码或页码标注不清，如果发生案卷破损或缺页少页，将很难被发现，也会造降低档案的利用价值。
（五）组卷混乱
案卷的组卷混乱，有的按时间组卷，有的按职能部门或管理权限组卷，还有的按文种组卷，这样会造成部分信息被重复组卷，而有的信息无案卷归档，这样不利于档案的查找与使用。
（六）案卷厚薄不一
这个现象尤其表现在综合性档案馆中，且建馆时间越长，馆藏量越大，这种问题就越突显，不少档案馆内案卷有的多有的少，组卷随意，有的一、二页纸组成一卷，有的五六百页一类一卷，缺乏系统性。
二、提高档案基础管理工作，加快现代化档案管理步伐
（一）建立标准化工作流程，提高档案管理基础工作
提高档案管理的基础工作，必须建立标准的、规范的工作流程及方法，即在档案资料的收集、整理、鉴定、归档、保管等环节上都应按照统一的标准执行，在编号、目录编写方面也应制定完整且统一的管理标准，以方便录入及查询。这也是档案管理基础工作的第一步。
1.文件的收发与整理、归档
文件的收发是档案管理的“前期工作”文件收发也是避免重复劳动，提高档案管理工作效率的关键所在，文件收发登记与档案著录标引在许多内容上是重复的，因此要实现计算机管理，必须将这些内容一一录入内，著录标引时减少部分工作量。
文件的收集是尽可能使符合条件的文件资料进行归档，保持档案的历史全貌，如果档案资料收集不全，必将影响到录入计算机系统后档案资料的全面性；
在这里，对文件的整理显得尤其重要，整理档案就是要将收集到的档案进行分类、组卷等工作，剔除没有保存价值的文件，使其达到资料完整、内容翔实、分类准确、整洁美观等效果。
2.加强文件筛选，做好档案归档
文件的筛选是要将一些保存意义不大的档案资料定期销毁，这样可避免增加档案保管负担，提高档案管理的工作效率。在另一方面，通过文件筛选还可检索出重复性文件，尤其是综合性档案馆，在文件提交、归档、录入时不可避免出现重复性文件，或由于移交单位划分不清，保管期限等问题造成的许多文件无从考证，因此在做档案管理基础工作时，首先要对原有的档案材料进行系统性的清理，去除无用的文件，将有价值的资料重新整理。
对于组卷过厚，内容过于复杂的案卷要进行重新组卷，重新组卷时应注意尽可能按同一标准、同一方式进行编写，要对那些无页码、无卷内目录的档案重新进行整理归档，以确保案卷全部都有据可查。重新普查、组卷将会对馆藏文件通过采用科学保管的形式，提高案卷的可追查性。
（二）提高档案管理工作标准化、制度化
档案基础工作的标准化与规范化是指，在档案工作领域内，由档案工作主管部门向相关部门针对档案管理工作的原则、方法制定科学、统一的规则与操作规范，给予贯彻实施和修订的全过程。档案管理现代化不但要求档案管理基础工作的要求降低了，而是要求更高了，它要求档案基础管理工作必须建立在更为完善、规范的管理制度与标准之上。档案管理基础工作的标准化可以从档案编号分类的统一性，可根据《档案分类法》等相关管理规定，制定统一的管理标准，无论是手工检索还是计算机检索系统，都采用一套标准，方便用户检查。规范题名，著录标注等，以保证检索的查准率。如果说档案分类号保证了检索查全率，而题名准确则保证了检索的查准率，仅保证查全率是不能满足检索需求的，查准就是要求著录时给予统一规范的题名，在题名填写过程中，应注意避免检索进出现含混不清、文不对题、计算机无法识别等问题的发生，尤其是简称，要注意明确简称规范，防止混淆。
档案管理基础范文第2篇
【关键词】企业管理 基础档案 管理
0.引言
对于企业来说，企业基础档案的重要性是不言而喻的，它作为一种信息资源，作为企业的科研、技术、生产和经营等活动的真实记录，同时也是企业管理中的重要组成部分。如果没有信息、数字以及资料管理就很难在这个瞬息万变的市场中捕捉机会，另外，企业保护知识产权的基础性措施之一也是基础档案管理。在发生知识产权的纠纷时，企业基础档案往往能起到非常重要。所以，在日常的工作中各企业应该注意各种档案材料的收集和积累，并且一定要按照要求进行科学的分类和整理，统一管理本企业各种载体、各种类型的基础档案，使基础档案得到有效利用。
1..现阶段基础档案管理存在的薄弱环节
1.1.对基础档案的重视程度不够
长期以来，相当一部分基础档案人员都是处于默默无闻的工作状态中，部分领导干部也对基础档案工作的重视不够，认为基础档案工作不会对企业的生存发展起到什么作用，只是一般保管性、事务性的工作，只要做到不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了，甚至还出现了重要档案找不到根底的现象。
1.2.基础档案管理力量薄弱，管理手段落后
大多数基础档案管理人员身兼数职，导致对基础档案工作的投入精力十分不足；
或没有得到专业的培训、对基本常识不清楚，导致其业务水平比较低；
甚至有些基础档案管理人员没有任何从事管理基础档案工作的经验，抱着草草应对，应付了事的态度，只是在基础档案盒中归置放入日常的事务材料，以应付上级的验收检查。但是如果不能将重要的文件按照要求及时严格的整理归档，就会对今利用基础档案甚至企业发展造成非常严重的后果。
2.基础档案管理对企业发展的重要性
2.1.企业基础档案是企业日常活动的资料库
档案记录着企业成长的点点滴滴，一个企业从创立到发展，涉及到科技图纸、文件文书、财务报表、人事资料、信用凭证、科技成果等大量资料，包括文件、图文、录音、影像和实物等等。将这些资料整理保存起来并加以利用就是档案管理。它不仅仅是企业生产经营活动的简单记录，更能体现出企业发展的规律和未来发展的方向。企业的日常活动，例如做决策、出方案，往往都要查找历史数据，进行同比分析或方案对比，没有档案就无法进行。
2.2.有效的企业基础档案管理可以防患企业商业秘密的外泄
企业档案无不涉及商业机密，在市场竞争日益激烈的今天，企业与企业之间，国内企业与国外企业之间，收集信息，利用情报，获取对方的档案资料，是出奇制胜、打败对手、占领市场的重要手段之一。如果没有统一管理，任凭管理人员个人处置，势必容易丢失，丢失就有泄密可能。相反，如果企业的档案得到公司的重视，管理上规范有序，管理人员的保密意识强，则能够有效地防止企业的商业机密外泄，保护公司的利益。
2.3.基础档案管理可以简化工作程序，提高工作效率
企业管理千头万绪，但不论是技术研究、人力资源、行政管理、业务经营、采购物流以及财务资金等等都与事务性工作离不开（签章盖印、信函交寄、文印收发、企业档案）。如果没有做好档案的收集和整理工作，一旦以后工作发生问题就无从查证。工作人员从一开始就要有档案记录保存的习惯，形成科学规范的档案管理流程，这样有程序有制度的逐级办理，有利于工作的明确分工，权责分明，从而有效提高工作效率。
3.如何更好地在企业管理中更好地发挥基础档案管理
3.1.强化企业工作人员的基础档案意识
当前，在市场经济条件下，人们对基础档案工作的重要性及其作用还认识不足。这就要求企业领导者从全局出发，既重视基础档案的基础设施建设，又重视基础档案工作的深化管理和有效利用，使基础档案管理工作深人人心。促使基础档案人员和企业工作人员积极配合，通力合作，取长补短。一方面企业工作人员严格按照程序认真积累文件材料，及时整理、鉴定和归档。基础档案人员则应对基础档案工作各个环节提出要求，指导和协助各部门做好立卷归档工作，发现和研究工作的新内容、新问题，正确树立基础档案的价值观、时效观、动态观，增强效益意识、信息意识、服务意识，在实践中要积极主动地探索新的途径，使基础档案管理的水平得以提高，为企业的经济建设添砖加瓦。
3.2.全面提高基础档案人员的综合素质
基础档案人员的技能和素质要求正随着我国市场经济体制的逐步建立而越来越高，基础档案的管理人员知识结构单一与传统的管理基础档案的方法，已经无法完全的适应时展的新要求。因此，全面提高基础档案人员的综合素质就显得尤为重要和迫切。
3.2.1.倡导行业精神
基础档案工作的行业精神是基础档案工作者所表现的烙尽职守，不图名利，无私奉献的行为风范它是推动基础档案人员自觉提高自身素质的“源动力”，一个人只有树立了正确的世界观、人生观和价值观，只有全身心投人到本职工作中，爱岗敬业，才能产生渴求知识，吸收“能源”的动机。所以引导广大基础档案人员不断加强职业道德修养，树立扎根基础档案工作，专心致志搞好基础档案工作的行业风尚。
3.2.2.更新知识结构
新时期基础档案工作也面临着机遇和挑战，一个好基础档案工作者，除有扎实的理论素养和深厚的基础档案专业基础知识外，还必须全面学习掌握新知识，拓宽自己的知识领域，结合基础档案工作特点，掌握并灵活运用现代化技术和技能，不断提高综合分析能力和编研开发水平，从而成为有知识、懂业务、会管理，胜任本职工作的行家里手。
3.3.适时有效地利用基础档案
（1）超前性
要及时准确地掌握资料信息，将科研、生产、经营等实际工作紧密相连，围绕工作热点、难点以及重点问题提供基础档案资料，为领导的科学决策提供依据。
（2）系统性
全面系统地提供基础档案信息，并主动为相关部门提供系统的完备的基础档案资料，尽可能地满足科研、管理和生产的需要。
（3）实用性
开发利用基础档案资源要根据本企业的特点进行，力求保质保量，及时高效为企业提供服务。
（4）深人性
基础档案工作者必须深人到企业经济建设领域，企业发展到哪里，基础档案工作就延伸到哪里，使之与生产、科研、建设项目同步进行。
3.4.深化基础档案管理
（1）实现科学化的基础档案管理的基础以及重要前提都是建立健全文件等资料的归档制度，做好文件等资料的归档工作需要形成制度，明确职责并落实到位。
（2）基础档案工作的起点和基础都是收集好、组卷好文件材料，要求每个部门与工作人员做起，进行一次全面的清理和整理，以保证各个类别材料齐全、完整。而组卷工作则应遵循：
1）顺序原则，一个案卷文件材料是一个类别的全部，并按形成时间顺序组卷；
2）代表性原则，将最能反映工作概况的文件放在全部案卷之首，而封面的标题应是最能准确揭示卷内文件材料的具体内容；
3）美观原则，整齐干净，破损的材料加以修补，厚的材料组成两卷或数卷，太薄的材料几个类别可以组成一卷；
4）内在联系原则，同类文件可以分声像、图片、文字等形式分别组卷、保管，但相关基础档案标号要保持一致；
5）经常性原则，即坚持平日归卷，及时归卷，不散失一份文件材料。
4.结束语
总之，充分有效地利用档案资源，对于每一个优秀的企业或企业集团，制定发展战略，进行科学决策，开辟新的市场，超越竞争对手等，都具有十分重要的意义。企业应该根据本公司的实际能力和要求不同程度地加强企业档案管理水平，为企业其他业务做好基础，做好保障工作。
【参考文献】
档案管理基础范文第3篇
关键词：基础设施建设 前期档案 管理
工程基础设施建设前期管理已经得到了足够的重视，各单位工程基础设施建设管理部门也积累了不少工程基础设施建设前期管理的先进经验，但对于工程基础设施建设前期管理中很重要的一个方面——项目档案管理却没有得到应有的重视。这个现象伴随着项目档案管理相关规定的出台而得到了很大转变，各个单位也在不知不觉中重视了项目档案管理工作，只是苦于不知如何做好项目档案管理工作。
工程基础设施建设前期档案也叫工程准备阶段文件，是指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件材料。前期档案是工程项目档案的重要组成部分，是工程建设的凭证性和基础性文件材料，是一个主体单位永久保存的法律原始性凭证。只有规范前期档案管理，明确归档范围，保证前期档案的齐全、完整，才能为主体工程档案管理打下良好的基础，才能保证国有资产的完整。
一、基础设施建设档案管理存在的问题
1.面对发展机遇，国家工程项目建设管理体制改革进一步深化，也颁布了一系列工程项目管理和工程档案管理法规、标准，在传统的基础设施建设档案管理工作中同时产生了问题和困难。基础设施建设工程具有工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点，使基础设施建设档案具有多样性、复杂性、成套性等特点，由于经济利益或赶工期等原因，人们只重视工程本身，轻视工程档案，基础设施建设档案的收集、整理与归档工作与工程建设不能协调开展，造成了基础设施建设档案工作滞后，反而影响了工程各方面对档案资料的利用工作，工程项目管理和技术文件资料处在分散、损坏、丢失等情况下，制约了单位经济和档案管理工作的持续发展。
2.档案管理意识不强，领导和档案人员对基础设施建设档案重要性的思想认识不够，基础设施建设档案工作的学习宣传力度不强，基础设施建设工程队伍流动性大，人员不稳定，使档案资料管理工作严重脱节，档案资料流向不清，工程各参建部门缺乏相互沟通交流，档案管理职责没有落实到具体人员。由于基础设施建设工程和档案的专业性，工程人员和档案人员互相不了解专业和技术知识、工作程序，缺乏工程档案管理的实践能力，使基础设施建设档案的收集、整理和归档不及时、规范。对基础设施建设档案管理的观念和认识是做好基础设施建设档案工作的前提和保证，目前，随着经济和科技的发展，在适应基础设施建设档案管理新要求方面存在一定的问题。
3.传统的基础设施建设档案管理模式面临着重大的挑战，相关规章制度不健全，不能采取规范标准的管理方法和操作流程，基础设施建设档案管理各环节不符合质量要求，由于工程参建单位多，档案工作标准得不到统一，如归档的基础设施建设档案质量不一，格式和内容不相同，给档案部门带来一定的负担。基础设施建设档案管理工作程序不规范，没有履行监督、检查、指导等职能，基础设施建设档案管理措施不完善，对当前的改革形式和管理方法缺乏研究和思考。
4.基础设施建设档案管理体制不完善，由于工程建设单位人员和经费的原因，许多单位没有建立基础设施建设档案管理部门，基础设施建设档案管理不健全，档案人员由其他管理人员兼职，没有设立专职档案人员，没有专门的档案工作场所，档案质量、安全得不到保障。基础设施建设档案管理设施设备不能满足档案管理需要，如没有专门的库房，档案保管达不到“八防”要求，基础设施建设档案管理现代化程度不能适应单位和工程建设快速发展的需要，机应用仅是打字的水平，影响了档案管理的工作效率和经济效益。
二、充分认识工程基础设施建设前期档案的重要性
根据国家档案局、国家发改委联合的《重大工程基础设施建设前期档案验收办法》规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的工程基础设施建设前期，不得进行或通过整个工程基础设施建设前期的竣工验收。由此可以看出，项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了项目档案在工程基础设施建设前期竣工验收中的重要性。此外，项目档案对工程基础设施建设前期日后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用，项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响工程基础设施建设前期发挥最大效益。
三、如何做好工程基础设施建设前期档案管理工作
1.各级领导要高度重视工程基础设施建设前期档案工作。工程建设是百年大计，工程基础设施建设前期档案同样是百年大计，有了工程没有档案将后患无穷。工程项目从立项开始，主管领导就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作，制定明确的岗位责任，进行考核并与奖惩挂钩。
2.加强对工程基础设施建设前期档案工作的组织领导。成立工程基础设施建设前期档案工作领导小组，建立工程基础设施建设前期档案工作人员网络体系，明确每人的工作职责，加强考核，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。
3.定期召开工程基础设施建设档案工作会议。项目建设单位对工程基础设施建设档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。定期召集有关参建单位及档案管理人员参加项目档案工作会议，汇报项目档案工作进度，安排布署下步工作。
档案管理基础范文第4篇
【关键词】房屋档案;档案管理;基础性工作;加强
房屋的档案管理工作有着非常重要的作用和影响。房屋无小事，所以它对人们的日常生活有着极大的影响，相关的管理部门和人员必须要对其做到足够的重视。在我国的社会经济不断发展的过程中，人们的生活水平和质量有了很大的提高。在此状况下，对于房屋的档案管理的关注度越来越高，因为对于绝大部分的人来说，房屋是其赖以生存的所在。所以，对其的管理方式等方面的要求越来越高。近年来，档案管理和电子信息技术进行了充分的结合和应用，不过，从房屋档案管理者的角度出发，档案管理工作仍旧任重而道远!
1房屋档案管理中存在的问题
(1)房屋档案管理软件没有一定的统一性，在房屋档案管理部门中，主要的工作人员所使用的电脑都有着各种各样的问题，其型号和规格等是不尽相同的，这种状况的存在，使得档案管理人员在管理的过程中不能彼此沟通和互动。相关的房屋档案管理人员在开展工作的过程中仍旧会面临这些问题，所以，需要对合适的文件检索软件和档案信息管理的计算机管理软件系统进行充分的普及应用［1］。相应的文件检索软件和档案信息管理系统之间是不能进行互调的，那么，这对于当下的档案管理工作的开展是非常不利的，使得档案管理人员不能通过对计算机进行充分的应用来完成档案管理工作，这对于房屋档案管理和电子信息技术的结合有着很大的影响。(2)房屋档案管理基础性工作的标准并不规范。在房屋档案管理的工作中，基础性工作的标准和规范占据着至关重要的作用，要实现当下的房屋档案管理工作和电子信息技术的有效结合，就需要在很大程度上满足这方面的要求和条件，不断提高管理工作的便捷性。当时，在当下的房屋档案管理工作开展过程中，还是存在着多方面的问题，房屋管理业务的基础比较差，这对于房屋的类别也没有一个非常清晰地划分。(3)房屋档案管理的基础性工作没有和时代的发展和要求进行全面的结合。当下，我国的房屋档案管理和其他的管理有着很大的相似性，都存在很多的问题，没有对互联网计算机技术进行充分的应用，电子信息处理的手段和方式没有得到全面、有效的应用。有很多的房屋档案管理工作人员仍旧用传统的管理方式进行工作，这对于档案的所有人来说是非常不利的［2］。同时，在社会经济快速发展的今天，部分的房屋档案管理工作中已经对电子信息技术进行了应用，但并不充分，仍旧还是有一些档案管理和分类的方法没有跟上时代的发展，脱离了时展的特色和步伐，在一定的程度上阻碍了房屋档案管理工作的发展和进步。(4)许多房屋档案管理工作人员的素质相对不高。在档案管理工作开展中，相关的工作人员必须要具备良好的专业技能与素质。但在实际的工作中，很多的档案管理人员的素质没有达到相应的要求，其中，有一部分工作人员没有接受过档案管理的培训，专业技能不过关，不能使用现代化的档案管理的软件和系统对档案进行管理，这些档案管理人员的技术水平有待提高，同时，我们当下所处的时代是一个信息化的时代，如果档案管理人员的管理技能不足，那么，就会对档案管理工作的质量造成严重的影响。
2加强房屋档案管理中基础性工作的措施
(1)在房屋档案管理工作开展的过程中，需要对统一的管理软件进行充分的应用。主要因为与房屋登记相关的档案资料数量十分庞大，对于人们的生活又有着非常大的影响。从房屋档案管理基础性工作的角度来进行相应的分析和研究，建议相关的管理人员需要将使用型号和规格相同的计算机的意见反馈给相关的领导，而且需要把进行档案管理的软件保持统一。那么，相关领导需要将先进理念与技术引用到档案管理工作中，结合现代电子信息技术的优势提高相关工作人员的档案管理水平与效率。(2)对于房屋档案管理的基础性工作标准需要进行相应的提高。在档案管理工作开展的过程中，需要遵循相应的管理原则和要求，主要包括集中统一管理档案、维护档案的完整和安全、便于利用和检索。房屋与人们的生活关系紧密，处理好这个关系对和谐社会的建立是大有裨益的。所以需要我们将房屋档案管理基础性工作制定的标准作为依据，不断提高管理方式的标准化［3］。在社会经济不断发展的过程中，人们的生活水平和质量有了很大的提高，房屋的重要性越来越高，那么，在这样的情况下，就出现了很多的房屋产权纠纷问题，要有效解决这些问题，首先就需要明确房屋档案管理工作标准和规范。
3结语
随着我国国民经济的迅猛发展，人们的生活水平和质量有了很大的提高，对于各方面的需求也在不断增多，其中，房屋和人们的生活是息息相关的。所以需要房产登记事务中心加强对房屋档案的管理。不过，我国的房屋档案管理中存在着很多的不足，相关的档案管理人员的素质和工作能力相对不高，没有充分有效地利用电子信息技术的优势，在此基础上，就需要我们加强房屋档案管理中的基础性工作，使档案管理日趋完善。
参考文献:
［1］张琳．我国企业档案管理中存在的问题及完善对策［J］．企业改革与管理，2016(15)．
［2］宋守君．工程档案信息化管理系统的功能与对策研究———以山东建筑大学为例［J］．山东建筑大学学报，2014(04)．
档案管理基础范文第5篇
【关键词】档案;图书;现代化管理;收集;整理;著录;检索
现代化管理早已进入社会的各个领域、各行各业，我们学校的档案、图书管理也要尽快跟上时代的步伐，尽快实现现代化的管理方式。众所周知,现代化管理就是利用计算机来处理庞大复杂信息与数据，首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作使其充分满足计算机工作技术要求。
然而，我们学校的档案、图书管理和我们国家的档案管理一样，存在很多问题需要解决；
存在很多不足，需要改进。
基础档案管理存在的尚不能迅速适应计算机管理要求的问题与不足，集中反映在以下几个方面：一是档号不规范,没有目录号,一卷多册现象较多；
二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容，或标题缺少基本要素、甚至没有案卷标题等现象较为普遍；
三是大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；
四是许多案卷内目录未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；
五是许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现；
六是组卷混乱现象比较严重，七是案卷厚薄不一，有的一、二页纸一文一卷、有的五六百页纸一类一卷。从以上情况来看，我们学校的档案、图书目前还未具备实现计算机管理的充分条件，需要尽快地、科学地解决这些问题。
1、全方面普查图书、案卷
这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。由于多年来未做全面的清查，加之移交单位划分保管期限不准，不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件，所以首先要剔除那些无用的文件才能避免实行计算机管理时出现的重复与低效率状况。
2、重新组合案卷，实现案卷规范化
将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。同时还要对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷重新加工填写，以保证全部案卷更加规范。
3、结合实际规范著录工作
著录直接影响输入数据与信息的准确性，是实行计算机管理的前期重要基础工作。以国家的总体规定为原则，我们从实际情况出发，根据计算机管理的技术要求制定出适合自己图书和案卷著录工作的著录细则。从目前情况来看，已经起到了提高基础工作水平的作用，并对我们实行档案计算机管理工作有很大的促进。
4、统一分类号，确保检索到全部内容
计算机检索的显著优势就是能够满足人们检索的需要。为了确保检索的完整性，在分类过程中，我们首先根据《中国档案分类法》进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。然后，再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。而且，在分类的过程中还应加强校审力度，以便及时校正分类人员的错误。还要做到经常组织大家统一认识、统一标准、尽量做到前后标引一致、同一类文件标引一致，从而达到标准化和规范化管理。
5、规范题目名称，确保检索准确率
档案的分类号保证的是能检索到全部内容，而题目名称准确才能保证检索的准确率。可是仅仅保证查全率是不行的，还必须同时保证查准，因此在著录时要统一规范题名。规范题名要掌握的原则是在填写题名项过程中要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如“佳木斯市计划委员会”简称为“市计委”，“佳木斯市计划生育委员会”简称为市“计生委”，而不能都简称为“市计委”。
我们结合计算机检索，需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种（必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整，就补齐；
如果题名冗长，就删除多余的赘词。文件题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现，影响检索的准确率。我们就规定凡是要求批复的文件写“请示”，凡不要求批复的文件就写“报告”等等，这样就可在检索中区分出每份文件。
以上完善的的收集、整理、鉴定、著录、保管等各项措施，为档案管理工作实行标准化、规范化提供了最基础的准备。
在档案管理基础工作的各个环节,中计算机数据的准备工作是一个大工程,由于档案、图书案卷多，著录工作不仅量大而且复杂。如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。为加快数据准备，推进档案现代化管理进程，在著录工作中做到以下几点，便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1、分清轻重缓急，循序渐进
实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。图书、档案馆在推进计算机管理的过程中，应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况，对所有卷宗进行排队。将那些可以开放的和利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程，提高利用的效率。
2、分级次著录，省时省力
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录。价值不高的档案进行案卷级著录；
对一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录；
而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理既能将揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，节约了时间、人力与财力又提高了效率。
3、充分利用档案原基础，分门别类
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