档案管理交流材料范文第1篇一、电子文件定义及其特点综述所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等下面是小编为大家整理的2023年度档案管理交流材料【五篇】（全文）,供大家参考。
档案管理交流材料范文第1篇
一、电子文件定义
及其特点综述
所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：
1、电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；
2、电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；
3、电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；
4、电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
二、电子文件与传统税务档案的区别
（一）电子文件的归档方式与传统档案不同
电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，使电子文件的原始凭证性的关键信息也可以更改，使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。
（二）电子文件在保管方式上和传统档案有差异
电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。税务档案管理部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，税务档案管理部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。
（三）电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同
因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案管理部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标收、著录。技术条件允许时，可以编制多角度、全方位的检索工具，方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。
（四）电子文件查询利用方式和传统档案不同
只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案室的工作人员，工作人员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。
三、电子文件对税务档案业务管理工作的影响
（一）传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据库中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的阅卷归档制度。文件的归档阅卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形成移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
（二）由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
（三）由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊
性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。
四、电子文件在税务档案管理中的运用
（一）做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略
新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置及至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为只读性文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
（二）解决好电子文件的保存问
题
以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件需要定期进行复制，以防止信息损失。
档案管理交流材料范文第2篇
人事档案管理工作的重要性人事档案区别于一般文书档案及业务档案，它具有现实性、动态性、真实性、完整性［1］，人事档案的内容包括从一个人出生到死亡整个过程中形成的大量材料。而一个人的职业史材料是人事档案中极其重要的材料，占个人职业人事档案内容的绝大部分。一般疾控机构职工一个完整的人事档案应归档的材料主要应包括10个方面内容:履历类材料，录用、鉴定、考核、考察、聘用类材料，学历、学位、职称、培训、学分等证书类材料，业绩、论文类材料，健康管理类材料，工资类材料，奖励类材料，违犯处罚类材料，参加党团类材料及其他可供组织参考有保存价值的材料等。作为公共卫生专业的疾控机构人事档案，目前在绩效考核、计量认证评审及职称评审、岗位聘任等工作中体现着越来越来重要的作用。人事档案存在的问题根据国家人事制度的有关规定，事业单位实行人事制度，其中事业单位的人事档案交由当地人才交流中心代管。人事档案管理的社会化，改变了人事档案纯属单位的一些弊端。但是随着人事制度的进一步推行，人事档案在的过程中逐渐出现了一些问题。
1人才交流中心人事档案的档案材料收集制度难以有效保障档案的完整性
由于人事档案是一个人成长经历的真实反映［2］，随着单位职工的经历不断变化，其人事档案的内容也需要连续不断地补充与更新，才能真实、全面地反映其人生经历。目前，因为职工人事档案由人才交流中心管理，单位对存放在人才交流中心的职工人事档案内容缺乏了解，而人才交流中心档案管理模式侧重于被动收接、保管、存放，对相关单位转来的归档材料基本不进行审核，平时也不会与用人单位进行主动沟通收集档案和提供档案利用。另外工资类材料，鉴定、考核、考察类材料，参加党团类材料、违犯处罚类材料等需要由相关部门转交到人才交流中心，这个过程要经过多道环节，也很难保证这些材料能完整归入职工的人事档案。如果人才交流中心的制度不完善、工作效率不高、信息反馈不及时，则用人单位对职工人事档案情况就会一无所知［3］，就会导致许多归档范围内的材料流失，最终将造成职工人事档案内容不完整，在影响了档案信息质量的同时，也将可能会严重损害到职工个人切身利益。
2职工业务技术类等资料难以纳入人事档案
人事部门规定，人事机构受理的归档材料必须是正式、原件材料，复印件一般不可用［4］。这一规定造成职工业绩论文类资料，继续教育类资料，健康管理类材料，职称、培训、学分等证书类材料，奖励类材料等难很归入人才交流中心管理的人事档案中，因为这些材料原件一般由职工个人保管，复印件又由于违反规定，很难归入由人才交流中心管理的职工人事档案中。而一个人的职业史、荣誉史是职工重要人事档案组织部分，另外这些材料恰恰在疾控机构的日常工作及职工的职称评审、岗位聘任等工作中利用率最高的，如果这些材料不能纳入职工的人事档案，则会对职工人事档案完整性造成严重影响，也影响疾病预防控制日常工作有效开展。
3档案调阅利用不便，影响档案的开发利用
对于疾控机构来讲，由于日常工作及职称评审、岗位聘任等需要，要经常调阅职工人事档案，而在人事制度下，人事档案的调阅要经过多道手续，利用起来极不方便［5］，也增加了单位档案管理人员的日常工作压力。新形势下人事档案管理工作对策当前，政府对疾控机构的绩效考核、疾控机构计量认证评审、职工个人职称评审、岗位聘任等工作，均需要及时调阅利用人事档案。因此，笔者认为在人事制度下，县级疾控机构的人事档案管理工作不但不应该放松，反而应该加强。结合日常工作经验，认为县级疾控机构可以采取下列措施，加强人事档案管理工作。
1.加强人事档案管理工作重要性教育。明确应归档的材料范围，使每个职工知道其人事档案应归档的材料，引导职工及时将相关资料移交单位档案室。
2.档案室为每位职工建立备份人事档案。将档案内容分为:履历类材料;录用、鉴定、考核、考察、聘用类材料;学历、学位、职称、培训、学分等证书类材料;业绩、论文类材料;健康管理类材料;工资类材料;奖励类材料;违犯处罚类材料;参加党团类材料;其他可供组织参考有保存价值的材料等10个方面内容。本单位建立的人事档案内容侧重于职工的职称、培训、学分等证书类材料，业绩、论文类材料，健康管理类材料，奖励类材料。归档材料主要以复印件材料为主。
3.建立健全人事档案应归档材料的归档制度。建立包括外出学习登记制度、学分管理登记制度、论文版面费报销登记制度、奖励证书登记制度、职称证书登记制度、继续教育学历学费报销登记制度等，这些制度具体交由办公室档案管理人员执行，以确保这些应归档材料及时归档;另外办公室人事管理人员及时将工资类材料、参加党团类材料、违犯处罚类材料、健康管理类材料复印件或原件移交本科室档案管理人员纳入职工备份人事档案。
4.档案管理人员做好日常服务。一是对职工及相关科室提交的人事归档材料，尽量做到随办随归，在办理归档时，要认真核实原件，确保归档复印件材料的真实性。二是及时为单位工作及职工个人提供人事档案，以提高人事档案的利用率，进而提高职工参与人事档案管理的主动性和积极性。
档案管理交流材料范文第3篇
关键词：人事档案材料；
编排；
归档；
流程；
计算机；
优化方案
学历、职称、执业资格、考核、工资、任免、合同等各种新形成的人事档案材料总会源源不断地送到人事档案室，须将其及时归入各人的人事档案，以便管理利用。这些材料来自不同部门甚至不同单位，大多杂乱无章且没有标注档案编号，因此，要对材料进行编排。以人事档案排架采用员工号编排法为例，传统的流程分三个环节：按材料上的姓名逐一在纸质或电子版档案名册中查找将序号（或档案编号）数字标注在材料上给材料排序。这时，材料与档案的排列顺序相一致，才便于放入档案卷夹。然而，在人员较多的单位，每次送交的材料少则数十份，多则数千份，编排的工作量是较大的，尤其是逐一“查找”材料序号（或编号）这个环节比较繁琐，需要花费一定的人力和时间。
怎样精减流程、实现高效编排呢？本文为此提出人事档案材料编排归档流程的计算机优化方案，利用计算机完成全部或部分人工编排材料的环节。其具体操作因人事档案所采用的编排方法不同而有所差异。
1 已实现办公自动化管理的材料，其编排可由计算机自动完成
最有代表性的就是每年全体员工的工资变动表，目前，各单位劳资部门已基本配备计算机工资管理系统。
1.1 如果人事档案的编排是采用Excel按档案姓名拼音自动排序的，准备打印工资表前，只需在系统里的工资总表中选择按姓名拼音排序即可。打印出来的工资表的排列顺序已与人事档案的排列顺序一致，不需要人工查找、标注序号、排序，可直接一一对应，将工资表依次放入人事档案卷夹。
1.2 人事档案采用其他编排方法时，如四角号码、员工号，等等，可以在工资管理系统中输入每个人员的档案编号，打印工资表前,选择按档案编号排序也可以达到同样的效果。
2 人事档案材料交接建立了电子文档，这些材料的编排，计算机可完成部分人工操作的环节——瞬间“批量查找”材料序号（或编号）
人事档案材料形成部门送交材料存档时，会制作“存档材料交接登记表”，登记表上的名单顺序一般与材料的叠放顺序是一致的，交接时，将登记表上的名单与材料逐一核对无误，档案管理人员再予以签收。我院近年送存人事档案室材料数量较多时，交接登记表基本为Word或Excel文档打印件，可以复制“交接登记表”的电子版。有了电子文档，就为利用计算机代替人工操作打下了一个良好的基础。
2.1 当人事档案的编排是采用Excel按档案姓名拼音自动排序时
2.1.1 将“材料交接登记表”电子版中的“交接号”和“材料姓名”复制粘贴到Excel工作表中（见图1），
此时，A列中的“交接号”、B列中姓名的排列顺序与送交来的材料顺序是一致的。没有“交接号”的，在工作表中添加一列即可。
2.1.2 选中A、B两列数据排序主要关键字选“材料姓名”确定（见图2），此时，B列的姓名已按其汉语拼音的先后顺序排列，与人事档案的编排顺序相一致了，A列“交接号”数字的位置也相应发生变化。
2.1.3 在C列加入一列“序号”（见图3），这列数字即是为材料排序的顺序号。
2.1.4 选中A、B、C三列数据排序主要关键字选“交接号”确定，这时，A列的“交接号”数字和B列的姓名又回到最初的顺序，仍与材料送交时的排列顺序一致。我们可以为C列序号数字所在的单元格填充醒目的颜色（见图4）。
2.1.5 将C列的序号数字逐一对应抄至材料上即可，省略了人工在人事档案名册中逐一地查找序号这一环节。序号数字所在的单元格填充了醒目的颜色，可以提示工作人员注意，在抄写时，抄的是这一列的内容。最后，将材料按序号数字顺序排列，再依次“对名入册”，放入档案卷夹。
2.2 当人事档案采用其他编排方法时，又可分为两种情况。
2.2.1 接收到所管档案之中部分人员的材料时，可以利用Excel的“高级筛选”功能。
2.2.1.1 新建一个Excel工作簿。将人事档案名册（电子版）中的“档案姓名”和“档案编号”复制、粘贴到sheet1工作表中，形成一个“档案编号名单”（图5中A1～B11区域）；
将A1单元格“档案姓名”标题复制、粘贴到名单的下方（图5中A14单元格），
再将“材料交接登记表”（电子版）中的姓名复制、粘贴到A14单元格下方（图5中A15～A20区域）。单击A1单元格数据筛选高级筛选单击“条件区域”输入框选中A14～A20确定。此时，“档案编号名单”区域少了几行（见图6），Excel已经以A15～A20中的姓名为条件，在“档案编号名单”中自动把它们筛选了出来，其余的姓名则被隐藏了。
2.2.1.2 击打开sheet2工作表，如图7所示，将“材料交接登记表”的“送交号”、“材料姓名”复制、粘贴到A、B两列；
将图6中筛选出来的“档案姓名”、“档案编号”复制、粘贴到C、D两列，并在E列加一列“序号”。
2.2.1.3 选中A、B两列，以“材料姓名”为主要关键字排序；
再选中C、D、E三列，以“档案姓名”为主要关键字排序。如图8所示，此时，B、C两列中的姓名已一一对应，计算机已经为材料找到了它们的编号和序号。
2.2.1.4 全选表格，以“送交号”为主要关键字排序，如图9所示，此时，A列的“交接号”数字和B列的姓名又回到最初的顺序，仍与材料送交时的排列顺序一致。我们为“档案编号”、“序号”两列数字所在的单元格填充醒目的颜色，将这两列数字都抄写在对应的材料上。在给材料实体排序时，就按标注的“序号”数字顺序排列，相对更方便查看；
之后，将材料放入档案卷夹时，则可按材料上标注的“档案编号”来“对号入座”。
2.2.2 接收到所管档案之中全部人员的材料时，图10即为我们所需要的效果：A、B两列为“材料名单”，选中并以“材料姓名”为主要关键字排序；
C、D、E三列为“档案名单”，选中并以“档案姓名”为主要关键字排序；
最后，全选表格，再以“交接号”为主要关键字排序。我们只需将E列的序号数字对应抄写在材料上，然后，按序号顺序排列即可。
3 人事档案材料编排归档流程的计算机优化方案的特点
3.1 简单易学。主要运用到了Excel的“排序”和“高级筛选”功能。了解Word、Excel基本运用的人事档案管理人员可以较快掌握。
3.2 实用性强，材料数量越多，利用计算机编排材料的效率就越显著。
3.3 人事档案材料形成部门的办公自动化程度越高，其形成的人事档案材料的编排归档流程就越简便。
3.4 人事档案的编排方法不同，利用计算机编排材料的步骤也有所不同。可根据实际情况，灵活地采取合适的计算机优化方案。
参考文献：
档案管理交流材料范文第4篇
对于电力企业而言，电网基建档案的整理，主要是指从项目立项，到施工建设，再到最后的竣工应用，在此过程中所形成的、需整理立卷，而且具有保存价值的图纸、文字和声像等文件材料。基建档案作为档案组成的重要内容，其反映的是电网建设工程项目管理的真实情况，并且为单位事业发展提供了重要的参考依据和基础条件。电网建设基建工程建设是一项不断发展的基础工作，根据基建工程建设规律收集、整理以及保存起来的齐全、准确以及完整的基建档案资料，成为基建工程管理、技术人员的知识成果，并且对提高电力企业的发展水平，具有非常重要的作用。电网建设基建档案中记录了电网工程建设全过程；
同时，也真实地反映了电网工程项目管理的真实面貌，而且基建档案比电网工程实体更长的寿命，准确、规范的基建档案成为电网工程运维、管理以及应用和改扩建的重要凭证与依据。
2电网建设基建档案整理中的问题
2.1基建档案管理意识差，对电网建设基建档案重要性缺乏认知
在实践中可以看到，对电网建设基建档案整理工作的重要性认识不够，加之基建工程施工建设过程中的人员流动性非常大，人员结构不稳定，导致基建档案资料管理工作与实际情况严重脱节，甚至因基建档案资料整理不全面、流向不明确而导致电网工程参建部门之间难以进行有效的沟通和交流。对于电网建设基建档案整理工作而言，其专业性要求比较高，档案管理人员因不了解专业技术知识、实践能力差，而导致电网建设基建档案资料的收集、整理以及归档不完整、不及时。
2.2档案收集不完整、系统性不高
在电网工程项目施工建设过程中，人们的视线总是集中在施工质量、施工进度以及安全可靠性方面，严重忽视了基建档案材料的收集与归档。对于电网建设工程而言，通常其施工工期比较长，而且工程量也非常大，频繁的人员调整，使施工工期、施工质量以及生产安全成为重点，严重忽略了施工单位的文件资料收集和归档问题，导致部分施工单位为了应用方便而不移交。同时，由于电网工程施工单位存在着交叉作业的方式，负责文件、收集档案材料的人员多为兼职性质，综合素质、业务技能参差不齐，因其所移交的档案材料不规范、不齐全而导致电网工程档案成套性原则被分割。因此，也就无法保证档案资料的完整性、准确性。
3电网建设基建档案整理策略
3.1加强领导重视，提高员工对档案整理工作重要性的认知
在电网工程施工建设过程中，应当制定相关文件、档案材料的收集与管理机制，并且制定领导责任制度。在电网建设过程中，一旦领导调整，均需严格按照档案法、档案管理条例以及档案整理规范等，及时呈送档案资料，及时交接档案工作。同时，还要加大宣传和培训力度，全面提高兼职档案管理人员的综合素质和业务技能。如可以邀请专家对兼职档案人员进行教育和培训，使他们掌握收集电网建设中的相关文件材料，使电网建设基建档案的成套性不被人为破坏，并且保持单项工程项目档案之间的联系性；
对档案管理人员进行实地培训、实地交流，采取取长补短的方式，使他们互相促进，提高整体档案管理工作的水平。
3.2建立和完善基建档案整理和管理制度
从某种意义上来讲，电网建设基建档案资料的完整性、准确性，直接关系着建设单位的发展，单位领导、管理人员以及档案管理人员，应当重视档案资料工作，与施工、监理单位签订合同时，将形成和积累的档案资料在竣工后按时移交档案资料，并将其写进合同之中，对双方权利和义务进行明确。在此过程中，可采取相应的经济措施，比如决算财务会签等，来确保电网建设基建档案质量。
3.3查缺补漏、以点带面
档案管理交流材料范文第5篇
【关键词】如何；
学校档案材料
学校档案材料形成于教学、党政管理以及其他各项活动的过程中，在这些活动过程中，形成了丰富的、大量的文件材料。但是教学等活动本身就是各部门、各系统以及个人分散进行的，因而这些文件材料也就具有分散性、被动性、游离性和自然，人为消失性。档案就是在这些文件材料处于相当分散、游离的基础上，按照一定的要求，经过收集、整理，最终使之排列有序而成的。简而言之，档案的形成是这些分散的、游离的文件材料趋于集中汇合而成为档案，收集工作则是首要的一环，要保证档案材料的完整、准确、系统，只有将文件收集齐全才能实现。
蕴藏在人们科研、生产和党政管理以及其它各种活动过程中的有些文件材料，在流动趋向上具有两重性。它作用于人们各种活动本身，它的流动趋向具有能动性，因为事件的本身要求某一材料必须完成它的全部流动过程，方可终止。而作用于档案材料，即流向档案馆的趋向，则往往缺乏必然性，颇具被动性。也正由于这种情况，使大量可能构成档案的文件材料具有自然的或人为的消失性。对于如何做好文件的收集呢可从如下几个方面着手：
第一，要做好宣传教育工作，大力宣传学校档案荼的重要性，做好宣传意义重大。在一般人的习惯里，一提档案，就是人事档案，国家档案，历史档案，而对于我们自己亲手为社会主义创业所产生的档案却不以为然。殊不知，历史是人创造的，昨天对于今天就是历史，前人的足迹对我们是历史，而我们今天的足迹对于后人来说也是历史，所以要大力宣传，我们一定要珍惜创造的历史，使一切留有历史足迹的材料及时、完整、妥善地交给档案管理部门。
第二，是要加强档案业务培训，建立一支具有吃苦耐劳、甘为档案事业献身的专业档案工作队伍。文件材料的齐全与否，乃至整个档案作的成败，最终决定于专业档案工作者的素质和献身精神。要设法形成一套科学的、完整的文件材料流向制度。这种制度既不能因及时收集归档材料而影响历史事件本身的进程，又要使文件材料不会自然或人为地消失。只有形成一种制度，从根本上解决文件材料归档的被动性，才能使其能动、必然地流向档案管理部门。
第三，档案工作的领导部门校档案室应根据文件材料的形成规律，为产生文件材料的各部门和档案工作人员制定出大纲，其内容应包括收集内容范围、要求和办法等，就像教学大纲一样，依据大纲收集材料就有针对性，不至于盲目行事。
第四，档案工作人员要发挥主动性，尤其档案管理者都是直接置身于文件材料的产生地，如果档案员采取被动的守室待送办法，送什么收什么，送多少收多少，那么，在目前的情况下，要想收集到完整齐全的文件材料是困难的，因为现在人们的档案意识尚未普遍加强，不少人对档案工作的意义还缺乏认识，甚至一些领导亦然。有些同志办完一件事，随手将文件材料往抽屉或包里一塞，等到你收集时，它已不知去向，在当前这种情况下，只有靠档案工作人员加强自身的档案意识和工作责任心，克服重重困难，障碍，采取主动出击的办法，尽量参加到一些能形成这些材料的活动中去，了解活动的过程，随时注意收集材料。
对于教工的各种材料，如评奖、评职称等需要大家展示成果，这就是收集材料的好机会。要想使这方面的收集工作顺利进行，档案员对待每位同志的态度必须真诚，工作认真负责，爱惜教师交来的每一份材料，哪怕是一张不起眼的字条。在交接材料上要建立制度，办理手续，教师需要用材料时，随时找给他们，不厌其烦，使他们感到方便。这样，教师们对档案员产生了信任感，也就愿意积极将材料送交档案室。
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